
3 Phương pháp quản trị công việc hiệu quả Trường Nguyễn Bởi Trường Nguyễn
- Người viết: info@haraup.com lúc
- Phát triển bản thân
Tối ưu hóa công việc , nâng cao hiệu suất cho nhân sự là việc bất cứ tổ chức nào cũng hướng tới. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc , tập trung vào điều quan trọng , việc đem lại giá trị sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Hãy cũng tham khảo 3 phương pháp quản trị công việc nổi tiếng dưới đây nhé.
1 . Phương pháp Ivy Lee
Nguyên lý: tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong danh sách những công việc quan trọng và làm đầu tiên
Đôi lúc, dù cố gắng đến mức nào, bạn vẫn còn một danh sách dài ngoằng những công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp cần phải hoàn thành. Khi đó, bạn cần tìm cách đào sâu hơn để thấy được ý nghĩa thật sự của chúng.
Một trong những phương pháp hàng đầu để làm điều đó đã được sáng tạo ra hơn 100 năm trước bởi chuyên gia tư vấn về hiệu suất làm việc Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee giúp bạn sắp xếp ưu tiên đơn giản đến không ngờ.
Cách thực hiện như sau:
– Cuối mỗi ngày làm, viết ra 6 việc quan trọng nhất cần làm cho ngày mai. Nhất định không được viết quá 6 việc.
– Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 việc này theo tầm quan trọng thực sự của chúng.
– Ngày mai khi đi làm, chỉ tập trung vào việc được xếp đầu tiên. Làm cho xong nhiệm vụ thứ nhất rồi mới chuyển tới nhiệm vụ thứ hai.
– Tiếp tục như vậy cho đến hết danh sách. Cuối ngày, chuyển những việc chưa làm xong sang danh sách mới cho hôm sau.
– Lặp lại quy trình trên mỗi ngày.
– Việc giới hạn ở 6 việc một ngày buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho thật tử tế và tập trung vào từng công việc một trong danh sách, tránh sao nhãng bởi những việc không đâu và đảm bảo những công việc bị tồn đọng sẽ được xử lý trước.
2. Phương pháp ABCDE
Nguyên lý: Phân cấp mức độ ưu tiên bằng việc sắp xếp những công việc có mức độ ưu tiên gần giống nhau thành 1 nhóm
phương pháp ABCDE của Brian Tracy. Thay vì xếp tất cả những việc đó vào cùng một cấp ưu tiên, phương pháp này giúp bạn chia từng việc ra ít nhất 2 cấp bậc khác nhau.
Cách làm như sau:
Gán cho mỗi việc trong danh sách một chữ cái từ A đến E (A là độ ưu tiên cao nhất)
Ở những việc xếp hạng A, gắn vào mỗi việc một chữ số thể hiện thứ tự hoàn thành.
Tiếp tục như thế cho đến khi mỗi việc đều có một chữ cái và một chữ số.
Bằng việc phân cấp nhỏ hơn nữa các công việc lớn và gắn nhãn cho chúng, bạn sẽ có một cái nhìn cụ thể rõ ràng hơn khi muốn bắt tay vào triển khai công việc nhờ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng thật sự của chúng
3 . Phương pháp GTD (Get thing done)
Phương pháp “Get Things Done” (GTD) (Hoàn thành công việc) của nhà tư vấn về năng suất David Allen gồm năm bước, mà một trong số đó là chiêm nghiệm cẩn trọng. Theo Allen, việc thường xuyên rà soát danh sách công việc và các mối ưu tiên là chìa khóa giúp bạn “kiểm soát và tập trung. Phương pháp này tập trung vào nguyên lý tổ chức công việc đơn giản, từng bước một và hiệu quả cao, từ đó tăng hiệu suất mà vẫn giữ được tâm trạng thoái mái.
5 bước thực hiện cơ bản của phương pháp này gồm:
– Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
– Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những tác vụ không khả thi, chưa cần thiết sẽ được chuyển vào “thùng rác” hoặc tạm dừng lại. Những tác vụ đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những tác vụ nhỏ lẻ để dễ quản lý hoặc phân công cho người khác. Những tác vụ cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
– Phân nhóm các loại công việc để dễ quản lý và thực hiện – Việc nhà, việc công ty, công việc chuẩn bị cho du lịch,….
– Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các tác vụ đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
Bắt tay vào thực hiện: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình.
– Áp dụng phương pháp GTD sẽ làm giảm bớt áp lực trong công việc, đồng thời giải phóng một luồng năng lượng sáng tạo. Nó cung cấp cho bạn một quy trình quản lý chi tiết, không có giới hạn và tối đa hóa sự linh động.
Lưu ý : Mục tiêu quan trọng và con người là tài sản
Nếu bạn có mục tiêu rõ ràng nhưng nhân sự không đồng sức , đồng lòng thì cũng khó có thể chinh phục được mục tiêu của mình. Vì thế hãy đảm bảo training , đào tạo nhân sự thật tốt nhé
Chúc bạn thành công.