Quy trình 4 bước và Nghệ thuật giao việc

Quản lý, leader cũng là người đầu mối và phải xử lý rất nhiều công việc khác nhau. Chắc chắn bạn sẽ không thể nào giải quyết mọi việc một mình mà cần phải cộng tác, giao việc cho cấp dưới.

Vậy nên, một nhà quản lý cần trang bị cho mình các kỹ năng giao việc và giám sát công việc hợp lý, hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Hãy cùng tham khảo quy trình giao việc dưới đây nhé

A ) Trước khi giao việc

Bộ câu hỏi mô tả công việc cần giao như thế nào ?
– Mục tiêu của công việc là gì?
– Mục tiêu công việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban ?
– Tại sao sao bạn lại giao công việc đó ?
– Công việc sẽ bắt đầu khi nào ?
– Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì ?

Hãy để nhân viên vui vẻ và sẵn sàng chấp nhận công việc , khi bạn làm rõ cho nhân viên
– Hiểu rõ về nhân viên, hiểu rõ các động lực làm việc của nhân viên và giải thích rõ ràng mối liên hệ giữa công việc và động lực làm việc của họ, họ sẽ sẵn sàng nhận việc và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
– Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?
– Những kinh nghiệm làm việc nào sẽ hữu ích nhiều cho công việc?
– Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện công việc được giao?
– Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên: Không bao giờ giao việc cho nhân viên và yêu cầu thực hiện ngoài giờ làm việc trừ những trường hợp thật sự cần thiết.
– Xác định các kỹ năng cần đào tạo thêm để họ hoàn thành tốt công việc

B ) Khi giao việc

2 bên ( bạn và người được giao ) phải hiểu rõ và thống nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện.

– Trao đổi rõ ràng mục tiêu của công việc cần giao
– Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào ?
– Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao rất quan trọng. Người nhận việc phải hiểu được khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thông qua sự đồng ý của bạn.
– Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào ?
– Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc
– Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện công việc

C ) Theo dõi và kiểm soát công việc

Bạn cần phải theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện công việc, đưa ra sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.

Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc mà bạn sẽ có những cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng.

– Nếu nhân viên không biết cách thực hiện công việc, bạn có thể hướng dẫn cụ thể từng bước của công việc.
– Nếu nhân viên biết cách làm mà thường xuyên làm sai tiêu chuẩn thì bạn sẽ kèm cặp và đưa ý kiến phản hồi cải thiện kỹ năng.
– Nếu nhân viên biết cách làm, có kỹ năng nhưng không có đủ thời gian hay công cụ phù hợp thì sắp xếp thêm thời gian hoặc bổ sung thêm công cụ phù hợp.

Còn trường hợp nhân viên biết cách làm, có kỹ năng, công cụ và thời gian nhưng vẫn không thực hiện đúng, thì nguyên nhân thường là liên quan tới cá nhân nhân viên, bạn cần bình tĩnh cùng nhân viên tìm hiểu rõ nguyên nhân và giải quyết hợp lý.

Lưu ý : Khi đóng góp hay kiểm soát công việc . Nếu can thiệp quá nhiều so với họ cần thì có nghĩa là bạn đang không tin tưởng họ. Ngược lại nếu bạn can thiệp quá ít vào công việc thì nhân viên sẽ nghĩ rằng bạn không quan tâm đến công việc đó vì nó không quan trọng. Hãy thiết lập một quy trình để kiểm tra, thảo luận, báo cáo, cho phản hồi định kỳ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Bên cạnh đó , khi bạn đã quyết định giao việc cho một ai đó thì bạn cũng sẽ đối diện với một số rủi ro nhất định. Việc hiểu rõ các rủi ro sẽ giúp bạn dự đoán được vấn đề phát sinh và kiểm soát tốt tiến trình thực hiện công việc.

D ) Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả công việc là cơ hội để cả hai bên nhìn lại toàn bộ quá trình công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích.

Khi đánh giá kết quả công việc cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện công việc dựa vào những mong đợi và tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao việc. Và cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ nhân viên.

Dù thành quả là như thế nào thì người giao việc và người nhận việc phải cùng nhau chia sẻ thành quả.
– Trường hợp kết quả tốt, nếu bạn phủ nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân viên và nhận toàn bộ kết quả tốt về phần mình thì nhân viên sẽ cho rằng bạn đánh cắp điều gì đó từ họ.
– Hoặc trong trường hợp nhân viên không hoàn thành tốt công việc, nếu bạn đổ hết lỗi cho nhân viên, khi đó nhân viên sẽ cảm thấy thế nào ?

Giao việc cho nhân viên vấn đề đơn giản nhưng làm sao để giao việc hiệu quả thì lại đòi hỏi người quản lý thông minh, khéo léo và thấu hiểu nhân viên. Khi bạn làm chủ được nghệ thuật giao việc, mọi nguồn lực trong doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa, công việc được triển khai hiệu quả, cả Sếp và nhân viên đều cảm thấy thoải mái và gắn kết với nhau hơn.

Chúc bạn thành công