Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

1 ) Hội nghị khách hàng là gì ?

HNKH là sự kiện được tổ chức hàng năm bởi các doanh nghiệp và khách mời chính là các đối tác chiến lược và khách hàng của doanh nghiệp.

Chương trình với hoạt động chính là gửi lời biết ơn đến các khách hàng thân thiết đã nhiệt tình ủng hộ; Quảng bá dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp; Thăm dò ý kiến của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm nhằm giúp hoạt động kinh doanh phát triển hơn.

Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng để tăng cường sức cạnh tranh.

2. Ý nghĩa của tổ chức hội nghị khách hàng

– Đây là cơ hội để doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân sự ủng hộ nhiệt tình của khách hàng với các dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.
– Quảng bá thương hiệu, dịch vụ, sản phẩm: Đến gần hơn với khách hàng và giúp họ hiểu về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Nhờ vậy doanh nghiệp sẽ thắt chặt được mối quan hệ thân thiết với các khách hàng của mình. Bên cạnh đó, cũng củng cố được sự uy tín với các khách hàng, đối tác thường xuyên.
– Thông qua hội nghị khách hàng, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ được khách hàng có nhu cầu, mong muốn như thế nào về sản phẩm, dịch vụ. Nhờ vậy, sẽ đưa ra nhiều thông điệp mới về sản phẩm, ưu đãi, chương trình khuyến mãi hay quà tặng cho các khách hàng thân thiết.
– Giúp quảng bá thương hiệu, hình ảnh, tên tuổi doanh nghiệp đến với cộng đồng. Từ đó tiếp cận, thu hút được ngày càng nhiều khách hàng tiềm năng và khách hàng thân thiết mới.

3. Các loại hội nghị khách hàng

– Hội nghị tri ân khách hàng
Mục đích chính của loại hình hội nghị này là mang thông điểm cảm ơn đến các khách hàng đã luôn tin tưởng, ủng hộ và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Sự kiện này đòi hỏi chú trọng cả nội dung và hình thức. Vì thế, cần phái chú quan tâm đến khâu tổ chức và đón tiếp các khách mời.

– Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm
Mục đích của hội nghị này là nhằm thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển và những kế hoạch dự định trong các năm tiếp theo của nội bộ doanh nghiệp. Sự kiện này cực kỳ quan trọng và diễn ra thường niên với những khách mời chính là cán bộ nhân viên trong công ty và các khách hàng, đối tác thân thiết.

– Giới thiệu sản phẩm mới
Như đúng tên gọi của mình, sự kiện này nhằm giới thiệu các sản phẩm mới chiến lược của doanh nghiệp tới các đối tác, công chúng và cả truyền thông. Nhờ vậy, xây được bước đệm vững chắc trước khi sản phẩm được bày bán chính thức. Với mục tiêu như vậy, việc làm nội dung chương trình, trang trí và các trải nghiệm sản phẩm cần phải được lên kế hoạch rõ ràng cũng như được đầu tư về thiết kế.

– Hội nghị thượng đỉnh
Hội nghị này là cuộc họp quan trọng giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận những vấn đề liên quan đến kinh tế – chính trị hợp tác giữa các nước với nhau. Chính vì thế, tất cả mọi thứ trong sự kiện này cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, hoàn hảo nhất có thể. Và đặc biệt không thể thiếu phương án dự phòng lỡ có sai sót xảy ra còn kịp thời khắc phục.

4. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng yêu cầu sự tuyệt đối trong quá trình thực hiện và gồm rất nhiều giai đoạn khác nhau. Sẽ gồm những bước tổ chức sau:

– Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị
Trước tiên, điều bạn cần làm là xác định hội nghị khách hàng đó có mục đích chính là gì để có thể lên kế hoạch về hình thức và nội dung cho phù hợp nhất.

Mục đích của hội nghị có thể là tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới,…Khi mục đích của sự kiện đã được xác định thì bạn hoàn toàn có thể đề ra những mục tiêu mong muốn sau sự kiện. Đây được xem là cơ sở đánh giá chính xác nhất về hiệu quả, thành công của hội nghị.

– Lên danh sách khách mời
Việc lên danh sách khách mời là một bước cực kỳ quan trọng trong việc tổ chức hội nghị. Người tổ chức sự kiện sẽ dựa trên những thông tin cần thiết để thống kê chính xác những khách hàng của doanh nghiệp và lựa chọn lên danh sách khách mời đầy đủ nhất. Khi có danh sách khách mời thì doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi thư mời trước thời gian tổ chức.

– Xác định thời gian và địa điểm
Thời gian của hội nghị cần được cân nhắc phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp và phần lớn khách mời để đảm bảo sự có mặt của khách tham dự. Ngoài ra, để tạo nên sự thành công của hội nghị khách hàng thì không thể thiếu tố quan trọng đó là địa điểm tổ chức sự kiện.

Phòng tổ chức sẽ tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp dựa vào danh sách khách mời và thời gian tổ chức. Thường thì các phòng hội nghị ở khách sạn hay trung tâm hội nghị chuyên nghiệp chính là những địa điểm tổ chức hội nghị được ưa chuộng nhất. Điểm chung của các địa điểm tổ chức này chính là sự đảm bảo về cơ sở vật chất, tiện nghi và có sự phục vụ của đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp.

– Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị
Ý tưởng và kịch bản của hội nghị phải được xây dựng sao cho có chủ đề cụ thể và phù hợp với mục đích của sự kiện. Đây là điều cần thiết để giúp hội nghị có sự thống nhất, mạch lạc diễn ra suôn sẻ và có sức hấp dẫn đối với khách tham dự cũng như công chúng.

Thường thì các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị mà các doanh nghiệp tin tưởng giao cho việc lên ý tưởng và kịch bản chương trình hội nghị khách hàng. Bởi các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên sáng tạo, nhanh nhạy nên sẽ đưa ra được nhiều ý tưởng tổ chức hội nghị mới lạ, độc đáo, chuyên nghiệp và thu hút mọi người hơn.

– Checklist hội nghị
Điều bạn cần làm là lập một checklist bao gồm tất cả những công việc chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra kỹ càng, chi tiết và cẩn thận nhất có thể. Không chỉ vậy, việc kiểm tra cẩn thận công việc sẽ giúp ích trong việc dự phòng cho các trường hợp xấu xảy ra từ đó có được phương án xử lý nhanh chóng, kịp thời và hợp lý nhất để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.

5. Lưu ý để hội nghị khách hàng diễn ra thành công

– Chủ đề của sự kiện
Ý tưởng và chủ đề của một sự kiện sẽ tạo nên nên được một tổng thể thể toàn diện để hướng tới mục tiêu chính. Khi tổ chức hội nghị khách hàng thì chủ đề và ý tưởng tốt sẽ cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Yêu cầu đặt ra với chủ đề của hội thảo, hội nghị đó chính là sự ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo được mục đích và thông điệp của chương trình. Nhờ vậy giúp khách tham dự có thể được các lợi ích khi tham gia.

– Sự xuất hiện của khách mời đặc biệt
Để tăng sự tin tưởng cho khách mời tham dự và giúp cho buổi lễ trở nên đặc biệt thì hội nghị của doanh nghiệp nên có sự hiện diện của những người nổi tiếng như diễn giả, diễn viên, KOls,…

Muốn tạo được sự uy tín cũng như giúp khách hàng tin tưởng hơn về chương trình thì bạn nên lựa chọn mời những người nổi tiếng trong lĩnh vực của mình. Hơn nữa, điều này cũng giúp ích nhiều cho bạn trong quá trình truyền thông và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Để mọi người phối hợp ăn ý nhất thì bạn cần lên danh sách câu hỏi cũng như kịch bản riêng cho chuyên gia.

– Địa điểm tổ chức cùng các tiện ích đi kèm
Trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo hì việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng rất quan trọng và cần phải được chú ý. Không gian địa điểm tổ chức phải không quá lớn cũng không quá nhỏ để đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo và không ảnh hưởng đến không khí hội thảo.

Bên cạnh đó, những tiện ích đi kèm trong phòng tổ chức hội nghị, hội thảo cũng là điều mà người tổ chức cần quan tâm. Chẳng hạn như: Sân khấu, màn hình chiếu, ánh sáng, âm thanh, bục phát biểu,…Để có thể bổ sung các vật dụng cần thiết cũng như dự trù chính xác chi phí nhất.

– Hoạt động truyền thông cho hội nghị
Công tác truyền thông cho sự kiện là yếu tố không thể thiếu để giúp hội nghị thành công, được nhiều người biết đến hơn. Thời gian truyền thông không nên quá sớm bởi điều này có thể khiến sức nóng của sự kiện bị giảm sút.

Nhưng cũng không nên quá cận ngày tổ chức vì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp người tham dự. Các hoạt đồng truyền thông nên diễn ra trước sự kiện 1 – 2 tuần và được đăng tải, chia sẻ trên các kênh truyền thông phù hợp với đối đối tượng khách hàng mục tiêu của hội nghị, hội thảo.

– Nắm bắt thông tin khách tham dự
Tổ chức hội nghị khách hàng với mục đích chính là tăng đường mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Do đó. khâu quan trọng không thể thiếu trong tổ chức sự kiện hội nghị đó là lấy thông tin của khách mời tham dự.

Bạn sẽ có nhiều cách tiếp cận khách hàng khác nhau dựa trên những thông tin có được và đạt được hiệu quả tốt nhất. Một số hình thức khác nhau mà bạn có thể sử dụng như: điền form online, đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên, …

6 ) MẪU KỊCH BẢN HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG KÈM LỜI DẪN MC CHƯƠNG TRÌNH

– Đón khách mời
Đây là hạng mục nhỏ nhưng bắt buộc phải có trong kịch bản hội nghị tri ân khách hàng bởi vì khâu này sẽ quyết định đến ấn tượng ban đầu của khách hàng.

Thời gian đón khách cần được ấn định trong một mốc nhất định với các đầu việc như: chỉ dẫn đỗ xe/ dắt xe cho khách, lễ tân chào khách, checkin, cài hoa áo, chỉ dẫn về chỗ,…

Càng với các khách mời quan trọng thì càng nên tiếp đón cẩn trọng, tốt nhất là ban lãnh đạo doanh nghiệp thân chinh ra đón để thể hiện tính chỉn chu, tôn trọng khách mời.

– Ổn định chỗ ngồi
Sẽ một khoảng trống giữa lúc tiếp đón khách mời và khai mạc chương trình nên đội lễ tân cần phục vụ khách trong khoảng thời gian đó: trà, nước, tài liệu,…

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp sẽ không thể thiếu khâu check lại lần cuối thiết bị trong thời điểm này để đảm bảo không có rủi ro xảy ra sau đó. Khi mọi thứ đã ổn thỏa thì MC mới chính thức bước tới gửi lời chào, lời cảm ơn, chúc sức khỏe và thông báo khai mạc sự kiện.

– Mở màn
Các dạng tiết mục sôi động như: nhảy hiện đại, nhảy led dance, nhảy đương đại, múa bóng,… chắc chắn sẽ nung nóng được không khí hội trường và thu hút sự chú ý của khách hàng.

– Khai mạc
MC hoặc ban tổ chức sẽ đảm nhiệm mảng này để thông báo kế hoạch hội nghị khách hàng một cách rõ ràng, chi tiết từ mục tiêu đến nội dung chi tiết tới các quan khách tham gia. Phần này không cần làm quá màu mè, chỉ cần đúng – đủ nội dung để khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của công ty là được.

– Trình chiếu video về công ty và sự kiện
Một bài phát biểu hay cũng không thể nào thể hiện rõ bằng được một video được đầu tư về nội dung và hiệu ứng âm thanh, hình ảnh được. Chính vì vậy nên nếu có điều kiện thì hãy thêm tiết mục này vào kịch bản hội nghị khách hàng nhé!

– Phát biểu của đại diện công ty
Vị trí này nên dành cho ban chủ tịch/ giám đốc – những người nắm rõ nhất tình hình của công ty để có thể tổng quan được tình hình năm cũ và vạch ra định hướng cho năm mới. Bài phát biểu cần thể hiện rõ ràng, mạch lạc, dẫn chứng minh bạch để thuyết phục được niềm tin của đối tác với sự đồng lòng của nhân viên.

– Khai tiệc
Nên set ups nhà hàng lên đồ vào lúc này để đồ ăn được nóng hổi. Đầu tư một chút vào menu cũng để lại ấn tượng tốt trong lòng người tham gia, nếu không thì doanh nghiệp phải đảm bảo nhà hàng uy tín, chất lượng tốt và phục vụ chỉn chu. Trong thời điểm này có thể kết hợp thêm nhạc nhẹ nhạc để duy trì không khí tốt.

Kính mời … nán lại sân khấu và làm nghi thức khai tiệc chính thức cho buổi lễ ngày hôm nay.

Trân trọng kính mời các vị khách quý trở về với chỗ ngồi và thưởng thức bàn tiệc hấp dẫn, nóng sốt ngày hôm nay. Xin mời toàn thể khán phòng nâng ly chúc mừng cho sự kiện trang trọng này.

– Minigames
Đừng nghĩ rằng game chỉ dành cho người trẻ, một số game nho nhỏ như: bốc thăm trúng thưởng, đố vui,… cũng khiến mọi thứ được khuấy động hơn, hưng phấn thêm tinh thần cho nhân viên và đối tác.

Nếu không có đủ nhân lực thực hiện theo mẫu kịch bản hội nghị khách hàng này thì ban tổ chức có thể chuyển thành hình thức giao lưu văn nghệ cũng không phải một ý kiến tồi. Đây là cơ hội cho mọi người tập luyện, giao lưu và gắn kết thêm bên nhau.

– Bế mạc
Muốn lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng hoàn chỉnh không thể bỏ qua bước này. MC sẽ tuyên bố kết thúc sự kiện, cảm ơn; đội lễ tân tiếp tục vai trò chào và tiễn khách. Nếu có phần chụp hình backdrop lưu niệm có thể kết hợp trong thời gian này.

Giai điệu mà chúng ta đang nghe cũng là báo hiệu cho chương trình đi vào hồi kết . Một lần nữa tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lời chúc sức khỏe, thành đạt tới toàn thể quý vị. Hy vọng thời gian tới sẽ là khoảnh khắc thành công của tất cả chúng ta.

Nguồn : Sưu tầm

Chúc bạn thành công !