Bước vào đầu năm 2024, thế giới công nghệ chứng kiến một cơn địa chấn mang tên Trí tuệ nhân tạo (AI). Các công cụ AI bùng nổ, hứa hẹn tự động hóa, tối ưu hóa và mở ra những chân trời sáng tạo chưa từng có. Nhưng đi kèm với thuận lợi đó là sự hỗn loạn: thông tin nhiễu loạn, hàng trăm công cụ mới ra đời mỗi tuần và áp lực phải thay đổi để không bị tụt hậu.

Chính trong bối cảnh đó, team Vượt Ngưỡng Youtube 1M$ của chúng tôi cũng đứng trước một trong những giai đoạn thách thức nhất. Chúng tôi nhận ra rằng, công nghệ dù mạnh mẽ đến đâu cũng không thể thay thế được một thứ: khả năng ra quyết định và sắp xếp ưu tiên của người lãnh đạo.

Chúng tôi đứng trước những quyết định quan trọng: nên đầu tư vào công cụ AI nào? Cần sắp xếp lại hệ thống nhân sự và quy trình làm việc ra sao để tận dụng làn sóng này?

Để vượt qua giai đoạn hỗn loạn đó, chúng tôi không tìm kiếm thêm một công cụ AI phức tạp nào khác. Thay vào đó, chúng tôi quay về với những nguyên tắc nền tảng nhất về hiệu suất và sự tập trung.

Bộ công cụ 6 phương pháp dưới đây chính là hệ thống mà chúng tôi đã áp dụng để sắp xếp lại mọi thứ. Chúng tôi chia sẻ lại kinh nghiệm này với hy vọng nó có thể trở thành một tài liệu tham khảo hữu ích cho hành trình lãnh đạo của bạn.

1. Nguyên tắc Pareto (Quy luật 80/20): Tập trung vào nơi tạo ra tác động lớn nhất

Đây là quy luật cho rằng 80% kết quả thường đến từ 20% nỗ lực. Đối với lãnh đạo, nó giúp bạn xác định đâu là những khách hàng, dự án, hoặc nhân sự chủ chốt đang mang lại giá trị lớn nhất cho công ty. Thay vì dàn trải, hãy tập trung nguồn lực vào 20% cốt lõi này.

Ví dụ: Phân tích dữ liệu và nhận ra 20% sản phẩm đang mang lại 80% doanh thu. Đó là lúc bạn cần quyết định đầu tư mạnh hơn cho các sản phẩm này.

2. Ma trận Eisenhower: Phân loại công việc trong 5 phút

Đây là một ma trận đơn giản chia công việc theo 2 trục: Quan trọng và Khẩn cấp. Nó giúp bạn thoát khỏi "cái bẫy khẩn cấp" (làm những việc gấp nhưng không quan trọng) và buộc bạn phải suy nghĩ về tác động dài hạn của mỗi công việc.

• Quan trọng & Khẩn cấp: Làm ngay.

• Quan trọng & Không khẩn cấp: Lên kế hoạch (Đây là ô các lãnh đạo thành công dành nhiều thời gian nhất).

• Không quan trọng & Khẩn cấp: Giao việc.

• Không quan trọng & Không khẩn cấp: Loại bỏ.

Ví dụ: Một khủng hoảng truyền thông là việc "Quan trọng & Khẩn cấp". Lên kế hoạch nhân sự cho quý sau là việc "Quan trọng & Không khẩn cấp".

3. Bảng Kanban: Trực quan hóa toàn bộ luồng công việc

Đây là một bảng theo dõi trực quan với các cột thể hiện trạng thái công việc, thường là Ý tưởng -> Cần làm -> Đang làm -> Hoàn thành. Nó giúp lãnh đạo nắm bắt toàn cảnh tiến độ của đội nhóm mà không cần phải vi quản lý (micromanage).

Ví dụ: Sử dụng Trello hoặc Asana để tạo một Bảng Kanban cho phòng Marketing. Chỉ cần nhìn vào bảng, bạn sẽ biết ngay tiến độ sản xuất nội dung trong tuần đang ở giai đoạn nào.

4. Phương pháp Đỏ - Vàng - Xanh: Báo cáo tiến độ trong 30 giây

Đây là một hệ thống báo cáo trạng thái đơn giản dựa trên màu sắc đèn giao thông. Trong các cuộc họp, thay vì nghe báo cáo dài dòng, bạn chỉ cần yêu cầu các trưởng nhóm cập nhật trạng thái dự án theo 3 màu.

• Xanh: Đúng tiến độ.

• Vàng: Có nguy cơ chậm trễ.

• Đỏ: Gặp vấn đề nghiêm trọng, cần can thiệp.

Ví dụ: "Dự án X đang ở mức Vàng do đối tác phản hồi chậm. Em sẽ thúc đẩy họ trong hôm nay."

5. Phương pháp A-B-C-D-E: Sắp xếp To-do list hàng ngày

Đây là cách phân loại công việc hàng ngày một cách chi tiết, giúp bạn đảm bảo luôn bắt đầu ngày mới với nhiệm vụ có giá trị cao nhất.

• A: Nhiệm vụ Phải làm, có ảnh hưởng lớn.

• B: Nhiệm vụ Nên làm, hậu quả không quá nghiêm trọng nếu trì hoãn.

• C: Nhiệm vụ Hay nếu làm, không có hậu quả nếu không làm.

• D: Nhiệm vụ có thể Giao việc (Delegate).

• E: Nhiệm vụ cần Loại bỏ (Eliminate).

Ví dụ: (A) Phê duyệt ngân sách tháng, (B) Góp ý kế hoạch cho nhân viên, (D) Giao trợ lý sắp xếp lịch tuần tới.

6. Phương pháp 3-3-3: Cấu trúc một ngày làm việc cân bằng

Đây là công thức đơn giản để phân bổ thời gian trong ngày, đảm bảo bạn có thời gian cho cả công việc chiến lược và vận hành.

• 3 giờ làm việc tập trung sâu (deep work) cho các nhiệm vụ quan trọng nhất.

• 3 công việc ngắn hơn (họp nhanh, gọi điện).

• 3 công việc duy trì (check email, ký duyệt).

Ví dụ: Dành 3 giờ buổi sáng để xây dựng chiến lược, thời gian còn lại trong ngày để họp với các phòng ban và xử lý các công việc vận hành.

Bạn không cần phải áp dụng cả 6 phương pháp này cùng một lúc. Điều đó sẽ chỉ gây thêm hỗn loạn. Bí quyết là hãy bắt đầu đơn giản.

Hãy nhìn lại công việc của bạn và đội nhóm, chọn ra một phương pháp mà bạn thấy phù hợp nhất và cam kết áp dụng nó trong tuần tới. Có thể đó là Ma trận Eisenhower để sắp xếp công việc cá nhân, hoặc Bảng Kanban để quản lý một dự án nhỏ. Khi đã thành thạo, bạn có thể kết hợp thêm những công việc khác để tạo ra một hệ thống làm việc hiệu quả cho riêng mình.

Câu hỏi dành cho bạn: Trong 6 phương pháp trên, phương pháp nào bạn thấy hứng thú và muốn áp dụng ngay lập tức? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới!

[Case Study Tham Khảo] Áp Dụng 6 Phương Pháp Cho Mô Hình CEO & 2 Quản Lý

Để bạn dễ hình dung hơn, dưới đây là ví dụ chi tiết về cách một CEO có thể áp dụng 6 phương pháp này khi làm việc thông qua 2 quản lý chủ chốt (Marketing Manager và Operation Manager).

1. Ma trận Eisenhower

• Làm (Khẩn cấp & Quan trọng): Đưa ra quyết định cuối cùng về hướng đi của công ty khi đối mặt với một thay đổi lớn từ thuật toán YouTube có thể ảnh hưởng đến toàn bộ doanh thu. Việc này đòi hỏi tầm nhìn của người đứng đầu.

• Quyết định (Quan trọng & Không khẩn cấp): Làm việc 1-1 với Operation Manager để xây dựng chính sách phúc lợi và lộ trình phát triển cho nhân sự, nhằm giữ chân nhân tài kỹ thuật.

• Giao việc (Khẩn cấp & Không quan trọng): Yêu cầu Marketing Manager báo cáo khẩn về lý do một video bị "vàng tiền". Bạn cần kết quả và phương án, không cần trực tiếp tham gia xử lý kỹ thuật.

• Xóa bỏ (Không khẩn cấp & Không quan trọng): Ngừng tham gia vào việc duyệt các ý tưởng video ở vòng sơ loại. Đây là trách nhiệm đã được giao cho Marketing Manager.

2. Nguyên tắc Pareto (Quy tắc 80/20) 

Bạn nhận ra 20% thời gian bạn dành cho việc họp chiến lược với 2 Manager và định hướng mục tiêu quý mang lại 80% hiệu quả tăng trưởng của công ty. Do đó, bạn quyết định giảm bớt việc tham dự các cuộc họp sản xuất chi tiết hàng tuần để tập trung vào 20% hoạt động cốt lõi này.

3. Phương pháp Đỏ-Vàng-Xanh (Trong cuộc họp Lãnh đạo) Đây là cách bạn nhận báo cáo nhanh từ 2 Manager của mình:

• Xanh (Marketing Manager báo cáo): "Kênh đạt mục tiêu tăng trưởng 15% subscriber trong tháng này."

• Vàng (Operation Manager báo cáo): "Chi phí thuê văn phòng và thuế dự kiến sẽ tăng 10% trong quý tới, cần chuẩn bị phương án tài chính."

• Đỏ (Marketing Manager báo cáo): "Đối thủ chính vừa ra một series nội dung rất thành công, trực tiếp cạnh tranh và có dấu hiệu lấy đi thị phần của chúng ta. Cần một cuộc họp chiến lược ngay."

4. Phương pháp 3-3-3 (Một ngày làm việc của CEO)

• 3 giờ làm việc sâu: Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch đa dạng hóa nguồn thu (ví dụ: bán khóa học, sản phẩm số) để công ty không phụ thuộc hoàn toàn vào AdSense.

• 3 nhiệm vụ ngắn: Họp 1-on-1 30 phút với Marketing Manager về định hướng nội dung; họp 30 phút với Operation Manager về tình hình nhân sự; thực hiện cuộc gọi 15 phút với một đối tác chiến lược.

• 3 nhiệm vụ duy trì: Đọc báo cáo tổng hợp từ hai Manager; Duyệt các đề xuất ngân sách cấp cao; Xây dựng mối quan hệ với các chuyên gia đầu ngành.

5. Bảng Kanban (Dành cho các mục tiêu chiến lược của công ty) Kanban của bạn bây giờ không phải là video, mà là các sáng kiến cấp công ty:

• Ý tưởng (Backlog): "Xây dựng thương hiệu cá nhân cho CEO", "Mở rộng sang nền tảng TikTok".

• Đang nghiên cứu: "Đánh giá các phương án thành lập pháp nhân ở nước ngoài" (Giao Operation Manager).

• Đang triển khai: "Dự án tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng AI mới" (Giao Marketing Manager).

• Hoàn thành: "Tái cấu trúc và ban hành KPI mới cho toàn bộ nhân sự".

6. Phương pháp A-B-C-D-E (Danh sách việc của CEO)

• A (Phải làm): Phê duyệt kế hoạch ngân sách và mục tiêu doanh thu cho 6 tháng cuối năm do hai Manager đệ trình. Quyết định này ảnh hưởng đến sự sống còn của công ty.

• B (Nên làm): Góp ý và định hướng cho bản chiến lược nội dung quý tới của Marketing Manager.

• C (Hay nếu làm): Tham gia một sự kiện networking dành cho các CEO trong cùng lĩnh vực.

• D (Giao việc): Giao hoàn toàn cho Operation Manager nhiệm vụ làm việc với cơ quan thuế cho kỳ quyết toán năm.

• E (Loại bỏ): Ngừng việc đọc email và trả lời các yêu cầu quảng cáo nhỏ lẻ. Chuyên email này vào một hòm thư chung và giao cho Marketing Manager quản lý.

Tổng Kết: Tư Duy Linh Hoạt Là Chìa Khóa

6 phương pháp được chia sẻ trong bài viết không phải là lý thuyết suông. Chúng là những hệ thống làm việc hiệu quả, đã được kiểm chứng và áp dụng bởi hàng triệu nhà lãnh đạo, tổ chức thành công trên khắp thế giới.

Tuy nhiên, chìa khóa không nằm ở việc sao chép máy móc, mà là đọc để hiểu sâu sắc nền tảng đằng sau mỗi phương pháp. Từ đó, bạn có thể ứng dụng một cách linh hoạt để tạo ra một quy trình phù hợp nhất cho chính công ty và ngành nghề đặc thù của mình.

Team Vượt Ngưỡng chúc bạn thành công trên hành trình xây dựng và lãnh đạo đội ngũ của mình.

Để tham khảo thêm các nội dung, case study thực tế về quản trị và phát triển bản thân, mời bạn xem thêm tại đây kênh Youtube Vượt Ngưỡng TV:

  https://youtube.com/playlist?list=PLKAk0LFMb92puSlHwIk_QmJsSf2EgdA4a&si=IGDGsV5FLphfJO0L