6 Bước Để Thiết Lập Cuộc Họp Hiệu Quả

Những cuộc họp là một phần không thể thiếu trong công ty, đó là lúc mọi người tập hợp lại để phân chia công việc, đánh giá thành quả hay là giải quyết vấn đề. Nhưng hiện nay các cuộc họp luôn kéo dài mà không hiệu quả khiến các thành viên cảm thấy mệt mỏi, chán ghét.

Dưới đây là 6 nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả:

1. Xác định mục đích và mục tiêu của cuộc họp:
Tại sao lại tổ chức họp, cuộc họp đó có cần thiết hay không?
Xác định mục đích và đặt ra mục tiêu cuộc họp là gì giúp bạn biết cần làm gì, từ đó có thể xác định các việc cần làm và phân công công việc hợp lý để cuộc họp luôn đi đúng hướng và thành công.

2. Lên kế hoạch và chuẩn bị chi tiết cho cuộc họp:
Để cuộc họp được suôn sẻ và thành công thì các yêu tố bên ngoài cũng đóng vai trò quan trọng. Cần xác định rõ thời gian, địa điểm phù hợp, chuẩn bị nội dung cuộc họp và các cơ sở vật chất khác phục vụ cho cuộc họp.

3. Xác định đúng đối tượng cuộc họp và gửi bản kế hoạch cho họ:
Đúng đối tượng giúp tránh lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và sắp xếp đúng người vào đúng chỗ khi phân công công việc. Việc gửi bản kế hoạch giúp người tham dự có thể hình dung các vấn đề được thảo luận và có sự chuẩn bị tốt trước khi tham gia cuộc họp.

4. Luôn bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ:
Hãy đặt ra quy định đúng giờ để rèn luyện nhân viên thói quen đúng giờ và quý trọng thời gian của người khác. Đừng vì chờ đợi bất kỳ ai, hay lý do cá nhân mà bắt đầu trễ cuộc họp. Ngoài ra, hãy biết kiểm soát, điều phối thời gian trong lúc họp để cuộc họp kết thúc đúng giờ.

5. Chọn thư ký cuộc họp:
Thư ký là người sẽ ghi lại nội dung diễn ra trong trong cuộc họp, điều này giúp người chủ trì cuộc họp hay các thành viên thậm chí là các thành viên vắng mặt có thể nắm rõ nội dung chi tiết của cuộc họp. Ngoài ra thư ký còn là người giám sát tốc độ hoàn thành công việc được phân trong cuộc họp của các thành viên .

6. Tổng hợp và chốt lại các vấn đề chính trong cuộc họp:
Điều này giúp các thành viên một lần nữa thống nhất lại các vấn đề đã được thảo luận. Sẽ thật vô nghĩa và lãng phí thời gian khi một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng và tổng kết được những việc cần làm sắp tới.

Các cuộc họp là thứ không thể tránh khỏi với mỗi công ty, tổ chức. Vì vậy việc tổ chức các cuộc họp có vai trò rất quan trọng, làm thế nào để tiết kiệm thời gian, chi phí và đưa các cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất. Trên đây là một số nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả.

BƯỚC TIẾP THEO

Để cuộc họp của bạn hội tụ đủ các nguyên tắc trên, hãy tổ chức cuộc họp theo quy trình tham khảo dưới đây.

Quy trình họp này đã được thử nghiệm và áp dụng bởi nhiều công ty và phù hợp cho cả cuộc họp online và offline, họp cấp ban lãnh đạo hoặc cấp phòng ban.

Quy trình cuộc họp :

1. Mỗi thành viên lần lượt chia sẻ tin tốt trong tuần (5 phút)
2. Review lại các chỉ số kinh doanh trong tuần vừa qua (5 phút)
3. Review lại các công việc ưu tiên quý của công ty (5 phút)

4. Chia sẻ ngắn gọn về phản hồi của khách hàng và nhân viên trong tuần (5 phút)
5. Review To do List tuần vừa rồi, xem đã hoàn thành hay chưa? (5 phút)

6. Xử lý vấn đề (các vấn đề quan trọng cần thảo luận) (60 phút)
7. Kết thúc: tóm tắt các ý chính và đánh giá chất lượng cuộc họp (5 phút)

Trước khi họp

Hãy xác định người phụ trách cho mỗi vị trí:

Người điều phối:
Đây là người chủ trì, dẫn dắt toàn bộ thành viên tham dự theo chương trình đã đề ra trong khoảng thời gian đã định.

Thư ký:
Đây là người có trách nhiệm cập nhật Bảng đánh giá tình hình hoạt động trước buổi họp và cập nhật Danh sách các vấn đề cũng như Danh sách các việc cần làm cho tuần này (To Do List).

Thư ký hãy tới trước mỗi buổi họp từ 5 tới 10 phút để thiết lập các đồ công nghệ phục vụ cho cuộc họp (như bật máy chiếu, mở sẵn Chương trình họp , mở sẵn các tài liệu cần dùng trong phần …).

Thư ký cũng nhắc các thành viên tham dự in sẵn các tài liệu cần dùng trong buổi họp.

Các yếu tố tạo nên một cuộc họp hiệu quả:

Cùng ngày
Cùng giờ
Cùng chương trình
Bắt đầu đúng giờ
Kết thúc đúng giờ

Việc tổ chức cùng ngày, cùng giờ sẽ tạo thành thói quen.
Chương trình như nhau cho tất cả các buổi sẽ không làm mọi người phải tốn thời gian chuẩn bị.

Bắt đầu đúng giờ để thời gian giải quyết vấn đề không bị cắt xén.
Kết thúc đúng giờ để không làm ảnh hưởng đến lịch trình làm việc của người khác.

6 nguyên tắc mà Vượt Ngưỡng vừa chia sẻ trên đây không quá mới mẻ, nhưng tin rằng nếu bạn triệt để áp dụng thì chắc chắn sẽ nâng cao hiệu suất công việc của bản thân và tập thể lên rất nhiều.

Hãy tổ chức cuộc họp hiệu quả nhé

Vượt Ngưỡng . Chúc Bạn thành công

Cần được tư vấn về phát triển bản thân , kinh doanh , bảo hiểm, hoạch định tài chính với thông tin chính thống, tận tâm, chuyên nghiệp
Liên hệ: Zalo 0933-126-366  Mr. Trường

• Nội dung sưu tầm , biên tập và tổng hợp